Forretningsorden

 

1. Lokalrådet og dens virksomhed

Lokalrådet består af de valgte lokalrådsmedlemmer, lokalrådet udøver sin virksomhed og træffer beslutninger på møder.

 Beslutninger kan også træffes ved telefonmøder eller skriftlig votering, herunder pr.

e-mail, såfremt alle lokalrådsmedlemmer er enige herom.

Lokalrådets virksomhed udøves i overensstemmelse med gældende lovgivning, lokalrådets vedtægter, lokalrådets beslutninger og denne forretningsorden.

 

2. Konstituering af lokalrådet.

I umiddelbar forlængelse af Grundejerforeningernes generalforsamlinger hvor rådsmedlemmer vælges/udpeges, træder lokalrådet sammen og konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer, og sekretær. Revisor og revisorsupleant udpeges blandt beboerne i medlemsforeningerne.

 Formanden leder lokalrådets virksomhed og repræsenterer lokalrådet udadtil, formanden holder løbende lokalrådet orienteret om forhold, der kan have væsentlig betydning for lokalrådets virke.

Ved formandens midlertidige forfald indtræder næstformandens i formandens funktion. Ved varigt forfald af formand, næstformand, kasserer eller sekretær konstituerer bestyrelsen sig på ny.

 3. Møder og kommunikation

 Lokalrådet fastlægger mindst 4 møder på konstitueringsmødet

Sekretæren udsender standard dagsorden og eventuelle bilag til rådsmedlemmerne senest 1 uge før mødets afholdelse. Ethvert medlem af lokalrådet kan forlange punkter sat på dagsordenen. Forslag herom, skal være sekretæren i hænde senest 10 dage førend det kommende lokalrådsmøde. Eventuelt afbud sendes snarest til sekretæren.

Ved stort frafald aftaler formanden og sekretæren om mødet skal udsættes, og der aftales nyt møde.

Formanden eller lokalrådets flertal kan invitere andre til at deltage i lokalrådets møder eller behandling af en enkelt sag.

Dagsorden, materialer, protokol og anden kommunikation sendes pr. e-mail i muligt omfang, ellers pr. brev.

4. Økonomi

Lokalrådet giver formanden og kassere fuldmagt på vegne af foreningen til at disponere over foreningens bankkonti, dog kan formanden kun hæve nødvendigt kapital i kassererens fravær.

Kassereren kan kun udbetale regninger/udlæg der er påtegnet af den ansvarlige på området, dog undtaget udgifter til møder og administration, der er fastlagt af lokalrådet.

Kassereren varetager sekretariatsfunktionen.

5. Beslutninger

Lokalrådet er beslutningsdygtigt, når indkaldelse er sket som anført i pkt. 3 og mindst halvdelen af lokalrådets medlemmerne er til stede.

Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed.

 

6. Protokol

Sekretæren fører referat over lokalrådets beslutninger (beslutningsreferat).

 Af referatet skal fremgå:

  tid og sted for mødet,

  deltagere og fraværende med/uden afbud,

  dagsorden og beslutninger.

Et eksemplar af referatet med evt. bilag udsendes af sekretæren til alle lokalrådsmedlemmer senest 8 dage efter mødet. Bemærkninger til referatet fremsendes til sekretæren senest 14 dage efter udsendelse. Kasseren lægger referatet ind på lokalrådets hjemmeside.

Referatet underskrives ved det næste lokalrådsmøde af alle lokalrådsmedlemmer, som har deltaget i beslutningerne eller som efterfølgende tiltræder disse.  

7. Dokumentation

Lokalrådets postadresse er hos formanden, der videresender kopi af post/mail til lokalrådet medlemmer.

Kasseren arkiverer dokumenter m.m.

Lokalrådets medlemmer har adgang til alle foreningens dokumenter m.m. der er lagert på OneDrive.

8. Information af medlemmer

Kasseren vedligeholder lokalrådets hjemmeside

På hvert lokalrådsmøde drøftes, om der er forhold foreningens medlemmer skal orienteres om, og i givet fald på hvilken måde.

9. Vedtagelse af forretningsorden

Således vedtaget på lokalrådsmødet den.  20-05-2019